Każdy przedsiębiorca może skorzystać z pomocy członka rodziny, który zostanie zgłoszony jako osoba współpracująca. To wygodne rozwiązanie, ale zanim podejmiesz decyzję, sprawdź, z czym wiąże się taki status. Przepisy ZUS i prawa podatkowego przewidują szczególne obowiązki i ograniczenia, o których warto wiedzieć, by uniknąć problemów.
Kogo ZUS uzna za osobę współpracującą?
ZUS uznaje za osobę współpracującą nie tylko małżonka, ale także dzieci, rodziców, dzieci przysposobione, dzieci współmałżonka, a także macochę lub ojczyma, o ile mieszkają z Tobą i pomagają regularnie w firmie. Co ważne, taka pomoc nie musi być potwierdzona umową ani wiązać się z wynagrodzeniem.
Dlaczego ZUS w ogóle stosuje taką kategorię? Chodzi o to, by uniemożliwić wyprowadzanie pieniędzy z firmy przez zatrudnianie członków rodziny „na niby” – bez umów i składek. Gdyby takiej definicji nie było, przedsiębiorcy mogliby wykorzystywać małżonka lub dzieci do pracy w firmie bez żadnych formalności, co obniżałoby ich koszty i szkodziło systemowi ubezpieczeń społecznych. ZUS mówi wprost: „jeśli ktoś z rodziny regularnie Ci pomaga, to nie jest zwykła przysługa – to współpraca i trzeba ją zgłosić oraz opłacać składki”.
Jeśli natomiast chcesz zatrudnić siostrę, brata lub partnera, z którym nie masz ślubu, nie będą oni uznani za osoby współpracujące i podlegają takim samym zasadom jak zwykli pracownicy.
Jakie obowiązki może mieć osoba współpracująca?
Nie istnieje oficjalna lista obowiązków osoby współpracującej. Jednak ZUS wymaga, aby jej pomoc była istotna, częsta i miała charakter zarobkowy – nawet jeśli nie wypłacasz wynagrodzenia. Pomoc okazjonalna, np. odbieranie telefonów raz w tygodniu, nie wystarczy.
Osoba współpracująca powinna wykonywać realną pracę, która ma wartość ekonomiczną. Może to być np. wystawianie faktur, kontakt z klientem, prowadzenie magazynu czy obsługa zamówień. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i zatrudniasz małżonka na umowę o pracę, ZUS i tak może uznać go za osobę współpracującą – co oznacza obowiązek opłacania pełnych składek, takich jak dla Ciebie.
Zatrudnienie małżonka a składki ZUS
Zatrudnienie małżonka na umowę o pracę wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS takich, jak dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Osoba współpracująca nie ma prawa do ulg (np. ulga na start czy preferencyjne składki), które przysługują początkującym przedsiębiorcom.
Taką osobę należy zgłosić do ZUS z kodem 05 11. Przedsiębiorca opłaca za nią pełne składki: emerytalne, rentowe, chorobowe (dobrowolne), wypadkowe i zdrowotne – w całości z własnych środków.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy zatrudniasz małżonka na odpłatną umowę zlecenie. Wtedy nie jest on traktowany jako osoba współpracująca, ale jako zwykły zleceniobiorca – a składki opłaca się na takich samych zasadach jak za każdego innego zleceniobiorcę.
Składka zdrowotna – jak ją wyliczyć?
Od 2022 roku zmieniły się zasady obliczania składki zdrowotnej, co ma znaczenie również dla osób współpracujących. W ich przypadku nie patrzy się na to, ile zarabia firma, ani jaką formę opodatkowania wybrał przedsiębiorca. Zamiast tego, składkę zdrowotną wylicza się od stałej kwoty, która co roku jest ogłaszana przez GUS – to 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw z IV kwartału poprzedniego roku (łącznie z wypłatami z zysku).
To oznacza, że nawet jeśli małżonek, jako osoba współpracująca, realnie nie zarabia lub zarabia niewiele, i tak trzeba za niego zapłacić składkę zdrowotną wyliczoną od tej konkretnej kwoty. Stawka składki to 9% tej podstawy. Takie rozwiązanie ma zapewnić, że każda osoba korzystająca z opieki zdrowotnej w ramach NFZ wnosi do systemu proporcjonalny wkład – niezależnie od tego, czy faktycznie pobiera wynagrodzenie, czy tylko pomaga w firmie nieodpłatnie.
Zatrudnienie małżonka a rozliczenia podatkowe
Zatrudnienie małżonka odbywa się na takich samych zasadach jak zatrudnienie każdego innego pracownika – konieczna jest umowa, zgłoszenie do ZUS, prowadzenie akt pracowniczych, naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia oraz odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4R).
Dodatkowo:
- Jeśli umowa została zawarta po 2019 roku i przekazano odpowiednią dokumentację do ZUS, akta pracownicze przechowuje się przez 10 lat (wcześniej: 50 lat).
- Wynagrodzenie małżonka może stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że umowa i wypłaty są odpowiednio udokumentowane.
Przykład: Przedsiębiorca zatrudnia małżonka na umowę o pracę z wynagrodzeniem brutto 4700 zł miesięcznie. W kosztach uzyskania przychodu może ująć właśnie tę kwotę, na podstawie listy płac – w kolumnie „Wynagrodzenia w gotówce i w naturze” KPiR.
Jakie są alternatywy dla osoby współpracującej?
Zatrudnienie osoby współpracującej wiąże się z obowiązkiem opłacania pełnych składek ZUS, co zwłaszcza na początku działalności może być sporym obciążeniem finansowym. Istnieją jednak alternatywy, które warto rozważyć:
- Spółka cywilna – jeśli razem chcecie prowadzić firmę, możecie ją założyć jako wspólnicy. Dzięki temu każde z Was będzie prowadzić działalność we własnym imieniu i może skorzystać z przysługujących ulg, np. ulgi na start. To pozwala uniknąć obowiązku opłacania pełnych składek już na początku.
- Kontrakt B2B – jeśli Twój małżonek zdecyduje się założyć własną działalność gospodarczą, możecie współpracować na zasadzie wystawiania sobie nawzajem faktur. Wtedy każdy z Was samodzielnie rozlicza swoje podatki i składki. To rozwiązanie daje większą elastyczność, ale wymaga też większej samodzielności w prowadzeniu spraw księgowych i prawnych.
Podsumowanie
soba współpracująca to dobre rozwiązanie, ale warto zrozumieć związane z nią obowiązki i koszty. ZUS traktuje taką osobę jak pełnoprawnego współpracownika, a nie kogoś, kto tylko pomaga „po rodzinie”. Jeśli nie jesteś pewny, która forma zatrudnienia będzie dla Was najkorzystniejsza, skonsultuj się z księgowym.
GP. Biuro Rachunkowe pomoże Ci wybrać najlepsze rozwiązanie i bezpiecznie rozliczyć współpracę z rodziną. Zaobserwuj nas na facebooku aby być na bieżąco z nowinkami z zakresu księgowości i kadr. Zachęcamy również do przeczytania naszego poprzedniego artykuły: Umowa o dzieło – sprawdź, co musisz wiedzieć o zgłaszaniu umów o dzieło do ZUS