Umowa o dzieło to jedna z najczęściej stosowanych form współpracy cywilnoprawnej w Polsce. Charakteryzuje się tym, że jej przedmiotem jest osiągnięcie konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu (dzieła). Może to być np. projekt graficzny, napisanie tekstu, wykonanie strony internetowej czy stworzenie raportu. Umowa o dzieło przyciąga uwagę zarówno przedsiębiorców, jak i instytucji państwowych, ponieważ w większości przypadków nie podlega obowiązkowym składkom ZUS.
Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS
Od 1 stycznia 2021 roku każda zawarta umowa o dzieło musi zostać zgłoszona do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie 7 dni od dnia jej zawarcia. Obowiązek ten został wprowadzony w celu skuteczniejszego monitorowania legalności zatrudnienia, a także eliminowania sytuacji, w których umowy o dzieło były nadużywane w miejsce klasycznych stosunków pracy. Dzięki temu ZUS może weryfikować, czy zawierane umowy faktycznie dotyczą wykonania dzieła, a nie są próbą obejścia przepisów ubezpieczeniowych. Niezgłoszenie takiej umowy może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, w tym karą grzywny do 5 000 zł. Co więcej, konsekwencje mogą obejmować konieczność zapłaty zaległych składek z odsetkami, jeśli zostanie stwierdzone, że charakter współpracy odpowiada np. umowie zlecenia lub stosunkowi pracy. Dlatego tak istotne jest zachowanie należytej staranności przy zawieraniu i raportowaniu umów o dzieło.
Kogo dotyczy obowiązek zgłaszania umów o dzieło?
Obowiązek ten spoczywa na każdym podmiocie, który zawiera umowę o dzieło z osobą, z którą nie łączy go stosunek pracy ani umowa zlecenie. Oznacza to, że każda firma, instytucja, a także osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która korzysta z usług zewnętrznego wykonawcy w ramach umowy o dzieło, jest zobowiązana do jej zgłoszenia. Szczególną uwagę powinny zwrócić mikroprzedsiębiorstwa i freelancerzy, którzy często korzystają z tego typu formy współpracy w projektach krótkoterminowych. Co ważne, nie wszystkie umowy o dzieło podlegają zgłoszeniu – jeśli dzieło realizowane jest przez obecnego pracownika na rzecz jego pracodawcy, obowiązek ten nie występuje. Warto więc każdorazowo przeanalizować, czy w danej sytuacji wymagane jest zgłoszenie do ZUS, ponieważ nieprawidłowe zakwalifikowanie relacji może prowadzić do poważnych problemów podczas ewentualnej kontroli.
Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
Umowa o dzieło może zostać zgłoszona przy pomocy formularza RUD, dostępnego na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Istnieje również możliwość zgłoszenia papierowego w placówce ZUS lub za pośrednictwem poczty. Formularz RUD zawiera informacje takie jak dane wykonawcy, daty zawarcia i wykonania umowy oraz jej przedmiot. W przypadku zawarcia kilku umów z tą samą osobą w tym samym dniu, możliwe jest ich zbiorcze zgłoszenie.
Konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło
Brak zgłoszenia umowy o dzieło może mieć poważne skutki prawne i finansowe. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi kontrole nie tylko losowo, ale również na podstawie zgłoszeń zewnętrznych, sygnałów od byłych współpracowników, kontrahentów lub anonimowych donosów. W przypadku wykrycia naruszenia przepisów, może zostać nałożona grzywna do 5 000 zł, a ZUS może uznać umowę za pozorną i przekwalifikować ją np. na umowę zlecenia lub o pracę, nakazując uregulowanie zaległych składek wraz z odsetkami. Takie decyzje często pociągają za sobą dodatkowe postępowania kontrolne, co może skutkować paraliżem operacyjnym dla małych firm. Dodatkowo, wykrycie nieprawidłowości może skutkować wpisaniem przedsiębiorcy na listę podmiotów zwiększonego ryzyka, co utrudnia późniejsze działania formalne, np. przy staraniu się o dotacje, kredyty czy udział w przetargach publicznych.
Umowa o dzieło a kontrola ZUS – jak się zabezpieczyć?
Aby uniknąć problemów, należy przede wszystkim prawidłowo klasyfikować rodzaj współpracy. Umowa o dzieło powinna zawsze dotyczyć konkretnego rezultatu, który da się zweryfikować. Nie powinno się jej stosować w przypadku wykonywania czynności powtarzalnych, typowych dla stosunku pracy. GP. Biuro Rachunkowe zaleca także przechowywanie dokumentacji potwierdzającej wykonanie dzieła (np. plików, raportów, zdjęć).
Umowa o dzieło – praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
W celu minimalizacji ryzyka:
- zawieraj umowy tylko w przypadku faktycznego wykonania dzieła,
- dokładnie opisuj rezultat w treści umowy,
- unikaj powtarzalności umów z tą samą osobą,
- zgłaszaj wszystkie umowy w terminie,
- dokumentuj efekt pracy wykonawcy. W razie wątpliwości warto skorzystać z konsultacji księgowej – GP. Biuro Rachunkowe zapewnia wsparcie w zakresie prawidłowego zawierania i zgłaszania umów o dzieło
Podsumowanie: umowa o dzieło wymaga uwagi i rozwag
Choć umowa o dzieło to atrakcyjna forma współpracy, jej stosowanie wiąże się z konkretnymi obowiązkami. Brak zgłoszenia do ZUS może prowadzić do problemów finansowych i prawnych. Dlatego tak ważna jest znajomość aktualnych przepisów oraz terminowość działań.
Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami przez stronę www.gpbiurorachunkowe.pl i obserwuj GP. Biuro Rachunkowe na Facebooku, by być na bieżąco z przepisami i praktycznymi poradami. Obserwuj nas na facebooku, aby być na bierząco ze zmianami w zakresie księgowości, kadr i płac.