Sztuczna inteligencja może być wrzucona w koszty prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem że jej wykorzystanie ma związek z osiąganiem, zabezpieczeniem lub zachowaniem przychodów firmy. Jeszcze kilka lat temu narzędzia oparte na AI były ciekawostką technologiczną, dziś dla wielu przedsiębiorców stały się codziennym narzędziem pracy. Pomagają tworzyć treści, analizować dane, przygotowywać oferty, automatyzować procesy czy usprawniać komunikację z klientami. Nic więc dziwnego, że coraz częściej pojawia się pytanie, czy wydatki na takie rozwiązania można uwzględnić w kosztach firmowych.
Kiedy sztuczna inteligencja może być wrzucona w koszty działalności?
Podstawowa zasada jest taka sama jak w przypadku innych wydatków firmowych. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać, że zakup narzędzia AI służy prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli program pomaga wykonywać obowiązki zawodowe, usprawnia pracę lub pozwala zwiększać przychody, wydatek co do zasady może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Dotyczy to między innymi abonamentów za generatory tekstów, narzędzia do tworzenia grafik, aplikacje wspomagające programowanie czy systemy analizujące dane biznesowe. Kluczowe znaczenie ma faktyczne wykorzystanie tych rozwiązań w działalności, a nie sam fakt ich zakupu.
Dokumentowanie wydatków na AI – sztuczna inteligencja może być wrzucona w koszty, ale potrzebne są dowody
Aby wydatek został prawidłowo rozliczony, przedsiębiorca powinien posiadać dokument potwierdzający jego poniesienie. Najczęściej będzie to faktura wystawiona przez dostawcę usługi lub inny dokument księgowy spełniający wymogi przepisów podatkowych.
W praktyce wiele popularnych narzędzi AI oferowanych jest przez zagraniczne firmy. Oznacza to, że dokument może zostać wystawiony w walucie obcej i przez podmiot mający siedzibę poza Polską. Taka sytuacja nie wyklucza możliwości zaliczenia wydatku do kosztów, jednak wymaga odpowiedniego ujęcia w ewidencjach księgowych.
Zakup narzędzi AI od zagranicznych dostawców a import usług
Większość najpopularniejszych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji jest sprzedawana przez firmy zagraniczne. W takiej sytuacji przedsiębiorca często ma do czynienia z importem usług. To pojęcie może brzmieć skomplikowanie, jednak w praktyce oznacza konieczność odpowiedniego rozliczenia podatku VAT w Polsce.
Wiele osób jest zaskoczonych, że nawet jeśli zagraniczny dostawca nie naliczy VAT na fakturze, obowiązek jego rozliczenia może pojawić się po stronie polskiego przedsiębiorcy. Właśnie dlatego warto zwrócić uwagę na poprawne przekazanie dokumentów do księgowości oraz informowanie biura rachunkowego o zakupach realizowanych na zagranicznych platformach.
Czy korzystanie z AI wpływa na inne preferencje podatkowe?
Coraz częściej z nowoczesnych narzędzi korzystają programiści, graficy, copywriterzy czy projektanci. Sam fakt używania sztucznej inteligencji nie pozbawia prawa do korzystania z dostępnych preferencji podatkowych, o ile przedsiębiorca nadal wnosi własny wkład twórczy w wykonywaną pracę.
W praktyce oznacza to, że wykorzystanie AI jako narzędzia wspomagającego nie przekreśla możliwości rozliczania działalności na zasadach przewidzianych dla twórców czy osób rozwijających innowacyjne rozwiązania. Każdy przypadek warto jednak analizować indywidualnie, ponieważ znaczenie ma sposób wykorzystania technologii w konkretnym projekcie.
O czym warto pamiętać przed zaksięgowaniem wydatków?
Choć sztuczna inteligencja może być wrzucona w koszty, przedsiębiorca powinien zadbać o właściwe udokumentowanie wydatku oraz prawidłowe rozliczenie podatkowe. Szczególną uwagę należy zwrócić na zakupy dokonywane u zagranicznych dostawców, ponieważ mogą one wiązać się z dodatkowymi obowiązkami w zakresie VAT.
Warto również pamiętać, że sztuczną inteligencję można wrzucić w koszty tylko wtedy, gdy istnieje realny związek pomiędzy ponoszonym wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Jeżeli narzędzie służy celom firmowym i pomaga w osiąganiu przychodów, jego rozliczenie w kosztach jest zazwyczaj uzasadnione.
Nowoczesne technologie coraz mocniej wkraczają do świata biznesu i trudno wyobrazić sobie, aby ten trend miał się odwrócić. Dlatego przedsiębiorcy powinni wiedzieć, że sztuczną inteligencję można wrzucić w koszty, pod warunkiem zachowania odpowiedniej dokumentacji i przestrzegania obowiązujących zasad rozliczeń podatkowych.
Potrzebujesz pomocy w rozliczaniu zagranicznych faktur lub zakupów narzędzi AI? Skontaktuj się z GP. Biuro Rachunkowe. Pomożemy prawidłowo zaksięgować wydatki i uniknąć błędów w rozliczeniach podatkowych. Zaobserwuj nas również na Facebooku, aby być na bieżąco z nowinkami z zakresu księgowości i kadr.