Okres świąt Bożego Narodzenia oraz Nowego Roku to czas, w którym przedsiębiorcy często chcieliby przekazać upominki swoim pracownikom lub kontrahentom. Zawsze rodzą się przy tej okazji pytania o skutki podatkowe takiego gestu. Zakup prezentów świątecznych dla kontrahentów i pracowników może rodzić wiele pytań i trudności, nie tylko dla działu marketingu.
Czy prezenty świąteczne dla pracowników lub kontrahentów mogą stanowić koszt uzyskania przychodu? Jak to wygląda od strony podatku VAT? Czy mamy prawo odliczyć VAT od zakupu wspomnianych upominków? Czy w związku z ich przekazaniem musimy naliczyć VAT? Czy po stronie obdarowanego pracownika powstaje przychód podatkowy? W tym wpisie postaramy się odpowiedzieć na te pytania.
Czy prezenty z okazji świąt dla pracownika są kosztem uzyskania przychodu?
Aby wydatek w firmie mógł stanowić koszt podatkowy musi być związany z prowadzoną działalnością i mieć związek (bezpośredni lub pośredni) z siąganym przychodem lub z jego zachowaniem (ustawa o PIT/Ustawa o CIT).
Upominki świąteczne czy noworoczne dla pracownika wpływają na pozytywną atmosferę w firmie, tworzą dobre relacje z pracodawcą a co za tym idzie przekładają się na jakość świadczonej pracy i stabilność kadr. Takie podejście akceptują również organy podatkowe. W związku z tym nic nie stoi na przeszkodzie, aby wydatki na okolicznościowe podarunki uznać za koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to upominków sfinansowanych ze środków obrotowych firmy.
Inaczej rzecz się ma z paczkami sfinansowanymi ze środków Zakładowego Funduszy Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W tym przypadku sam zakup prezentów dla pracowników nie może być kosztem podatkowym ponieważ środki odpisane na ZFŚS zostały już ujęte w kosztach w momencie dokonania odpisu.
Czy pracownik musi zapłacić podatek od otrzymanego prezentu?
Odpowiedź na to pytanie brzmi: TAK. Niestety, w większości przypadków paczki dla pracowników są dla niego przychodem ze stosunku pracy i ich wartość zwiększa podstawę opodatkowania. Pracodawca jako płatnik podatku PIT od wynagrodzeń pracowników ma obowiązek to uwzględnić przy obliczaniu zaliczki na podatek.
Generalnie aby nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika stanowiło jego przychód podatkowy musi spełnić trzy warunki:
- skorzystał z nich w pełni dobrowolnie;
- zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;
- korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Paczki świąteczne są z reguły przekazywane pracownikom za ich zgodą i stanowią dla nich kożyść.
Nie generowały by przychodu po stronie obdarowanego przekazane gadżety reklamowe z logiem firmy ( koszulki, kalendarze itp.)
Czy pracownik musi zapłacić podatek od paczek świątecznych sfinansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Inaczej rzecz się ma z paczkami sfinansowanymi ze środków ZFŚS. Przepisy przewidują, że świadczenia do kwoty 1000 zł w roku podatkowym nie stanowią przychodu podatkowego u świadczeniobiorcy. Jeśli więc wartość otrzymanego upominku mieści się w tym limicie pracownik nie zapłaci do tego podatku.
Czy zakup upominków dla kontrahentów stanowi koszt uzyskania przychodu?
W przypadku prezentów dla kontrahentów trzeba przede wszystkim przeanalizować, czy nie mają one przypadkiem charakteru wydatku na reprezentację. Niestety pojęcie to nie zostało jednoznacznie sprecyzowane w przepisach podatkowych. Jest ona rozumiana dość szeroko. Przyjmuje się, że kosztem reprezentacji są te wydatki, które mają na celu budowanie pozytywnego postrzegania firmy w otoczeniu – szczególnie biznesowym, tworzenie wizerunku, pozytywnego odbioru, wynikają z kultury biznesowej. Przepisy podatkowe jednoznacznie wylkuczają wydatki poniesione na reprezentację z kosztów podatkowych ( art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT) Generalnie więc upominki dla kontrahentów firmy mają taki charakter.
Kwestia ta wygląda nieco inaczej, przekazywane przez nas upominki spełniają następujące warunki:
- zostały opatrzone logiem naszej firmy;
- mają stosunkowo małą wartość;
- są przekazywane masowo a nie jedynie kilku wybranym kontrahentom.
W takim przypadku nasze podarunki noszą cechy wydatków poniesionych na reklamę i można ująć je w kosztach podatkowych.
Reprezentacja to zagadnienie delikatne, wymagające wnikliwej analizy i znajomości przepisw podatkowych. Warto oprzeć się tu na wiedzy i doświadczeniu ekspertów. GP. Biuro Rachunkowe działające w Grodkowie, ale także w Strzelinie, Niemodlinie, Lewinie Brzeskim i Ziębicach oferuje swoim klientom pomoc w rozwiązywaniu takich zawiłości.
Czy kontrahent zapłaci podatek od wartości optrzymanego prezentu?
W zasadzie nieodpłatnie otrzymane świadczenie ( a czymś takim jest właśnie upominek okolicznościowy) jest dla obdarowanego przychodem w rozumieniu przepisów podatkowych. Ustawodawca zwolnił jednak z opodatkowania świadczenia, których wartość nie przekracza 200 zł. Gdy jednak wartość przekazanego prezentu przekracza tą kwotę obdarowany musi ująć ją w swoich przychodach i opodatkować. Obowiązek ten spoczywa na obdarowanym, więc firma przekazująca upominek nie musi się tym już martwić.
Czy można odliczyć VAT od zakupu prezentów okolicznościowych dla pracowników?
Niestety, organy podatkowe uważają, że wszelkie wydatki na osobiste cele przedsiębiorcy lub jego pracowników nie są związane z działalnością firmy opodatkowaną podatkiem VAT, a co za tym idzie podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od takich wydatków. Zatem kupując prezenty dla pracowników ( kosmetyki, słodycze, kawę, kwiaty itp) nie możemy odliczyć VAT-u z faktury.
Czy muszę zapłacić VAT od prezentów przekazanych pracownikom?
Generalnie ustawa o VAT nakłada na podatniku obowiązek wykazania podatku należnego od wszelkich nieodpłatnie przekazanych świadczeń ( przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste przedsiębiorcy lub jego pracowników, a także wszelkie inne darowizny). Jesteśmy więc zobowiązani do wykazania podatku VAT należnego od przekazanych podarunków pod warunkiem jednak, że przysługiwało nam prawo do odliczenia VAT od zakupu tych artykułów.
Uwzględniając to, co zostało powiedziane w punkcie dotyczącym prawa do odliczenia VAT od zakupu prezentów dla pracowników należy stwierdzić, że nie musimy w tym przypadku wykazywać podatku należnego, ponieważ nie przysługiwało nam prawo do odliczenia podatku z faktury za zakup tych upominków.
Czy mam prawo odliczyć VAT od zakupu upominków dla kontrahentów
Zakup upominków dla kontrahentów nie jest wydatkiem na cele osobiste przedsiębiorcy czy też jego pracowników. Można wykazać pośredni związek takiego zakupu z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT, w związku z czym firma kupując prezenty dla swoich kontrahentów czy współpracowników ma prawo do odliczenia VAT-u z faktury.
Czy muszę wykazać podatek VAT należny od przekazanego kontrahentowi upominku?
Jak już wspomnieliśmy, od wszelkich dokonywanych przez podatnika VAT nieodpłatnych świadczeń i darowizn jest on zobowiązany do wykazania podatku VAT należnego – pod warunkiem, że przysługiwało mu prawo do odliczenia VAT od zakupu towarów (lub kosztów wytworzenia produktów) przeznaczonych do przekazania. Ustaliliśmuy już, że mamy prawo odliczyć VAT od zakupu upominlków dla kontrahentów. W konsekwencji musimy też wykazać i rozliczyć VAT należny w związku z ich nieodpłatnym przekazaniem.
Ustawodawca pozwala jednak nie naliczać podatku VAT od prezentów o małej wartości. Przewiduje tutaj dwie sytuacje:
- wartość (netto) przekazywanego prezentu nie przekracza kwoty 20 zł;
- podatnik prowadzi szczegółową ewidencję osób obdarowanych i w danym roku podatkowym wartość nieodpłatnych świadczeń przekazanych konkretnej osobie (kontrahentowi) nie przekroczy kwoty 100 zł netto.
Jeśli przekazywane przez firmę upominki dla kontrahentów spełniają powyższe kryteria to nie musimy wykazywać VAT należnego od ich przekazania.
Podsumowanie
Jak widać przekazywanie prezentów świątecznych pracownikom i kontrahentom nie jest taką prostą sprawą jeśli spojrzymy na to zagadnienie pod kontem rozliczeń podatkowych. Warto zaufać w tej materii specjalistom. GP. Biuro Rachunkowe pomaga swoim klientom w rozwiązywaniu tego typu zawiłości. Z nami prezenty świąteczne dla pracowników i kontrahentów stają się prostsze, a przynajmniej ich rozliczenie podatkowe. Działamy w Grodkowie ale swoje usługi oferujemy także klientom z okolic Nysy, Brzegu, Skoroszyc, Niemodlina, Tułowic, Lewina Brzeskiego, Łosiowa, Tułowic, Wiązowa, Strzelina i Ziębic. Nasza działalność nie ogranicza się jedynie do tego obszaru. Klientom z całej Polski oferujemy usługi online.
Zapraszamy również do przeczytania naszego poprzedniego wpisu pt.: Kosiniakowe – dowiedz się, jak otrzymać 1000 zł miesięcznie!