Faktury w KSeF to dokumenty ustrukturyzowane wystawiane i odbierane za pomocą centralnego systemu informatycznego stworzonego przez Ministerstwo Finansów. Każdy dokument ma jednolity format XML, dzięki czemu może być automatycznie odczytywany przez systemy księgowe i administrację skarbową. W praktyce oznacza to większą kontrolę nad obiegiem dokumentów i szybsze rozliczenia.
Terminy wejścia w życie nowych przepisów
Nowe regulacje wdrażane są etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, również zwolnionych z VAT,
- od 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo (mikrofirmy z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie).
Terminy wystawiania faktur w KSeF
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wprowadzany jest etapowo. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest moment przesłania jej do systemu, a nie moment przygotowania w programie księgowym. Faktura powinna więc być przesłana do KSeF jeszcze tego samego dnia, w którym została wystawiona. Jeśli faktura zostanie wysłana przed północą, data jej wystawienia jest zgodna z dniem rozpoczęcia przesyłania, nawet jeśli numer nadany zostanie po północy.
Czym różni się faktura ustrukturyzowana od zwykłej e-faktury?
Tradycyjny plik PDF wysłany mailem nie posiada jednolitej struktury, dlatego jego automatyczne przetwarzanie jest utrudnione. Faktura w systemie KSeF jest natomiast zawsze w tym samym formacie XML i spełnia określony schemat logiczny. Dzięki temu dokument otrzymuje unikalny numer i jest zatwierdzany przez system.
Kogo obejmie obowiązek korzystania z systemu?
Nowe przepisy obejmą wszystkich przedsiębiorców posiadających polski NIP – zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych. Obowiązek dotyczy także firm rozliczających się w procedurze OSS, jeśli mają obowiązki podatkowe w Polsce. Wyłączone są m.in. faktury dla konsumentów, rolników ryczałtowych, uproszczone czy VAT RR.
Wystawianie dokumentów dla kontrahentów zagranicznych
Polscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać w systemie również faktury dla kontrahentów z Unii Europejskiej i z krajów pozaunijnych. W praktyce oznacza to, że wystawiasz dokument w KSeF, ale Twój zagraniczny klient go tam nie zobaczy, bo nie ma dostępu do polskiego systemu. Dlatego trzeba będzie mu przesłać fakturę w innej, uzgodnionej formie – np. w PDF na maila, w wersji papierowej lub z kodem QR, który pozwala odczytać dane. Natomiast faktury, które polski przedsiębiorca otrzymuje od swoich zagranicznych dostawców, rozlicza się jak dotychczas – poza systemem, bez dodatkowych zmian.
Jak działa obieg dokumentów?
Proces wygląda następująco:
- Przedsiębiorca wystawia fakturę w programie zgodnym z systemem.
- Dokument w formacie XML trafia do centralnej bazy.
- System sprawdza poprawność i nadaje unikalny numer.
- Generowane jest urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
- Odbiorca pobiera fakturę z systemu lub otrzymuje ją w ustalony sposób.
Datą wystawienia dokumentu jest moment przesłania go do systemu, a nie przygotowania w programie księgowym.
Najważniejsze korzyści dla przedsiębiorców
Wdrożenie systemu niesie ze sobą wiele zalet:
- brak konieczności archiwizacji dokumentów (system przechowuje je 10 lat),
- szybszy zwrot VAT (do 40 dni),
- automatyzacja obiegu dokumentów,
- jednolity wzór faktury dla wszystkich firm,
- mniejsze ryzyko błędów i kontroli.
Koszty i przygotowanie firmy
Korzystanie z systemu jest darmowe, jednak konieczne może być dostosowanie oprogramowania, procedur i przeszkolenie pracowników. W zależności od wielkości firmy przygotowanie może potrwać od kilku do kilkunastu tygodni.
Co w przypadku awarii systemu?
Jeśli system KSeF z jakiegoś powodu przestanie działać, przedsiębiorca nie zostaje bez wyjścia. W takiej sytuacji można wystawić fakturę w trybie offline, czyli przygotować ją w programie księgowym na swoim komputerze. Gdy system znów zacznie działać, wystarczy wprowadzić tę fakturę do KSeF. Dzięki temu dokumenty nie „utkną”, a rozliczenia podatkowe pozostaną ciągłe i nieprzerwane.
Działalność nierejestrowana a faktury w KSeF
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, mimo uproszczonej formy rozliczeń, także będą musiały stosować KSeF, jeśli wystawiają faktury. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmie je na równi z innymi przedsiębiorcami, nawet jeśli korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W praktyce oznacza to konieczność posiadania numeru NIP – bez niego nie da się wystawić dokumentu w systemie. Ponieważ działalność nierejestrowana nie generuje automatycznie NIP-u, takie osoby będą musiały samodzielnie złożyć formularz NIP‑7 w urzędzie skarbowym lub przez e‑Urząd Skarbowy. To dodatkowy krok, o którym warto pamiętać z wyprzedzeniem, aby od dnia wejścia w życie nowych przepisów móc legalnie wystawiać faktury.
Sankcje za brak korzystania z systemu
Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się w 2026 roku, to kary za niewdrożenie tego rozwiązania pojawią się dopiero od 1 stycznia 2027 r.. Rok 2026 będzie traktowany jako czas na przygotowanie i edukację przedsiębiorców. Od 2027 roku niewystawienie faktury w systemie może skutkować wysokimi sankcjami: nawet do 100% podatku VAT wykazanego na fakturze albo – w przypadku faktur bez VAT – do 18,7% jej wartości brutto. Kary będą nakładane decyzją urzędu skarbowego i trzeba je będzie zapłacić w ciągu 14 dni od doręczenia. W praktyce oznacza to, że firmy, które nie przygotują się na czas, mogą ponieść poważne koszty finansowe.
Podsumowanie
Obowiązek korzystania z centralnego systemu obejmie wszystkich przedsiębiorców – od największych spółek po jednoosobowe działalności. Warto już teraz przygotować firmę, aby w 2026 roku uniknąć komplikacji i działać bez zakłóceń. Zachecamy do przeczytania naszego poprzedniego wpisu na ten temat: Elektroniczne faktury 2026 – co musisz wiedzieć o KSeF?
Jako GP. Biuro Rachunkowe pomagamy przedsiębiorcom przygotować się do obowiązkowego korzystania z KSeF. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma przejdzie ten proces bez komplikacji – skontaktuj się z nami! Działamy w Nysie, Brzegu, Grodkowie, Strzelinie, Strzelcach Opolskich oraz online w całej Polsce. Zaobserwuj nas na facebooku, aby być na bieżąco z nowinkami z zakresu księgowości i kadr.