Od 2026 roku każda elektroniczna książka przychodów i rozchodów stanie się obowiązkowym standardem dla przedsiębiorców rozliczających PIT. Oznacza to, że nie będzie już można prowadzić KPiR w formie papierowej ani w arkuszu Excela. To duża zmiana, która dotknie zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i większe firmy. Warto już teraz dobrze się do niej przygotować.
Kto jest objęty obowiązkiem prowadzenia elektronicznej KPiR?
Obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR dotyczy przede wszystkim:
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy),
- przedsiębiorców rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
- wspólników spółek cywilnych osób fizycznych,
- podatników zobowiązanych do składania plików JPK_VAT.
Niektóre grupy, jak np. duchowni czy osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia, mogą być z tego obowiązku wyłączone. W praktyce jednak prawie wszystkie firmy, nawet najmniejsze, będą musiały prowadzić ewidencję wyłącznie elektronicznie.
Elektroniczna książka przychodów i rozchodów – nowy obowiązek podatników
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że od 1 stycznia 2026 roku przedsiębiorcy rozliczający się według zasad ogólnych lub ryczałtem będą zobowiązani prowadzić ewidencję podatkową wyłącznie w formie elektronicznej. Dotyczy to m.in. podatkowej książki przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów oraz ewidencji środków trwałych.
Jeśli dziś prowadzisz swoją księgowośćw formie papierowej lub w arkuszu kalkulacyjnym, od 2026 roku takie rozwiązanie przestanie być akceptowane przez urząd skarbowy. Wszystkie dane będą musiały być wpisywane i przechowywane w systemie księgowym zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów, a następnie przekazywane w formacie JPK (Jednolity Plik Kontrolny).
Dlaczego wprowadzane są zmiany?
Celem nowelizacji jest pełna cyfryzacja rozliczeń podatkowych i uszczelnienie systemu. Dzięki ujednoliconym elektronicznym strukturom:
- fiskus będzie miał szybki i automatyczny dostęp do danych,
- zmniejszy się liczba błędów w ewidencjach,
- przedsiębiorcy zyskają dostęp do bardziej nowoczesnych narzędzi księgowych.
To również szansa na uproszczenie niektórych procedur. Na przykład zniesiony zostanie obowiązek numerowania dokumentów w KPiR – system sam zadba o ich kolejność i identyfikację.
Jak przygotować firmę do elektronicznej KPiR?
Przygotowania warto rozpocząć już teraz, aby uniknąć stresu w ostatniej chwili. Oto kilka kroków, które warto rozważyć:
- Wybór odpowiedniego programu księgowego – powinien on umożliwiać prowadzenie ewidencji zgodnie ze strukturą JPK_PKPiR i JPK_EWP. Przykład: jeżeli dziś używasz prostego arkusza Excela, rozważ przejście na system online, który automatycznie generuje wymagane pliki.
- Uporządkowanie procedur wewnętrznych – warto zadbać o spójny obieg dokumentów i regularne księgowanie faktur, aby późniejsze przesyłanie danych było bezproblemowe.
- Szkolenie zespołu lub współpraca z biurem rachunkowym – jeśli prowadzisz działalność samodzielnie, możesz skorzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego, które przejmie obowiązki związane z prowadzeniem ewidencji elektronicznej.
Elektroniczna książka przychodów i rozchodów – nowe zasady, mniej wyjątków
Nowe przepisy obejmą zdecydowaną większość przedsiębiorców. Wyłączenia będą dotyczyły jedynie nielicznych przypadków (np. duchownych czy osób na umowach agencyjnych). Ważne: nie będzie już można wnioskować o zwolnienie z obowiązku stosowania elektronicznej formy KPiR.
Co więcej, zniknie obowiązek prowadzenia ksiąg oddzielnie dla każdego zakładu firmy oraz sporządzania dziennych zestawień sprzedaży. Każda faktura będzie ujmowana indywidualnie, co ma ułatwić kontrolę i ograniczyć błędy.
Czym właściwie jest książka przychodów i rozchodów?
Podatkowa KPiR to ewidencja przychodów i kosztów działalności gospodarczej, którą prowadzą osoby fizyczne i spółki cywilne. Na jej podstawie obliczany jest dochód do opodatkowania. Od 2026 roku będzie to obowiązkowo elektroniczna książka przychodów i rozchodów, tworzona i przekazywana w jednolitym formacie do urzędu skarbowego.
Skorzystaj z pomocy ekspertów
W GP Biuro Rachunkowe od lat pomagamy przedsiębiorcom przygotować się do zmian podatkowych i wdrażać nowoczesne rozwiązania księgowe. Nasz obszar działania: Niemodlin, Skoroszyce, Brzeg, Nysa, Strzelin, Ziębice, Wiązów, Łosiów, Lewin Brzeski, Tułowice, Łambinowice, Opole, a także online na terenie całej Polski. Naszym klientom udostępniamy również aplikację do wystawiania faktur, zintegrowaną z KSeF.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak bez stresu przejść na elektroniczną KPiR lub szukasz programu do wystawiania faktur zintegrowanego z KSeF– skontaktuj się z nami już dziś na www.gpbiurorachunkowe.pl. Zachęcamy do obserwowania nas na Facebooku oraz do przeczytania naszego poprzedniego wpisu: Inwentaryzacja środków trwałych – praktyczny przewodnik.